コミュニケーションができない新人後輩へのマネジメント



まさかこんなにコミュニケーションができないなんて・・・

私の部署に新しく配属された新人さん。

お仕事の内容や同僚の紹介をしてみる。

緊張しているのかな、最初の挨拶以外、あまり反応してくれない。

あなた「さぁ、一通りうちの部署のこと紹介してみたけど気になることとか質問はあるかなっ??」

新人「・・・」

あなた「・・・」

新人「・・・」

・・・まさかの沈黙!!

新人さんが出社してわずか1時間ほどで 疑惑は確信に変わる。

「こ、この子、コミュニケーションができない・・・!!」

採用した人事は 現場に丸投げ

まじか・・・ちょっとそりゃないでしょ・・・!

新人さんを採用した人事に対して、呆れや悲しみ怒りの感情がジワジワこみ上げてくるが仕方ない。

「・・・コミュニケーションできない新人さんと向き合うしかない!」

コミュニケーションができないために損をしている会社が多いです。

あなたも、新人さんの教育もスムーズにできないと、自分の仕事も溜まっていくばかりで生産性にロスが出ませんか?

そして、コミュニケーションができない本人にとっても同僚やお客さんから怒られてばかりになり、次の改善すべきところや対策もできず、最悪クビもあり得ます。

本人もコミュニケーションに難があることは自覚していますが、コミュニケーションを上達させるにはどうすれば良いのか本人もわかっていません。

そこで今回はコミュニケーションができない新人さんを教育担当するあなたへ、解決方法の糸口として役に立つ方法をいくつかご紹介します。

コミュニケーションができない原因

  • 答えを与えてくれる環境だった

まずは、コミュニケーションができない原因の話ですが、そもそも人は周りの環境による影響で性格や人格が作られやすいです。コミュニケーションができない方の多くは、困ったことがあれば周りが助けてくれる環境の場合がほとんです。分からないことがあれば答えを与えてくれる環境だと、コミュニケーションを必要としないからですね。

  • なんとかなる精神

答えを与えてくれる環境の一つに学校があります。学校は大人しく真面目にしていれば普通に卒業できるものです。できないところがあったとしても”なんとかなる”ものです。その、なんとかなる精神が根付いているため、困った時は誰かがなんとかしてくれると思っています。

  • 無難を選ぶ

なんとかなる精神に加えて、間違ったことをしてはいけない、失敗してはいけない、傷つくのが怖い、という精神を持っている場合は無難を選ぶ傾向があります。

無難を選ぶというのもコミュニケーションを必要としない一つで、間違ってはいないけれども周りに流されるだけです。多数決やランキングに振り回されているかもしれませんね?

  • インターネットにも答えがある

今やインターネットを検索すると、すぐに答えが返ってきます。より詳しく、より具体的になっていますよね。インターネットがない時代には人から人へ会話を通じて情報を得ていましたが、インターネットの便利さによりコミュニケーションに弊害が出てきています。

新人教育の心得 与えられるのではなく、与える側になるというテーマで

コミュニケーションができないというのは、お腹が空いたらいつでもエサを運んできてくれる巣で大人しく待っているヒナ鳥と同じイメージです。

コミュニケーションができなければできないほど、誰かが与えてくれるという感覚が強く、”与える”という感覚がありません。

与えられることを待っているのではなく、与える側になる必要があるんだよ、ということをテーマに教育していきましょう。

コミュニケーションはいうなれば鳥でいうと翼のことです。そのヒナ鳥が巣立って自らエサを獲り、苦難も乗り越えるためには翼が必要です。

現代における 自ら進んでいく力はコミュニケーション以外にありません。コミュニケーションができない新人さんを教育するあなたも、最初からヒナ鳥に自分でエサを取りに行け!なんて無茶なことは言わず、段階を設けて力強い翼で羽ばたけるよう育ててきましょう。

コミュニケーションができない新人さんを教育するための方法と心得

新人教育を見世物にしない

まず、社員全員の前で教育をしないことです。コミュニケーションができないところを全員に晒すことはやめましょう。疎外感を感じさせ絶望させてしまいます。

そうなるとコミュニケーションそのものに恐怖を覚えて取り返しがつかなくなります。必ず一対一か、安心感のある人だけで教育しましょう。

いきなり喋らせることを求めない

コミュニケーションができないのは、思っていることを口に出そうとしても言葉に出てこないので、今日一日勉強になったことを文章でゆっくり書いてもらいましょう。

日報や報告書、所感など正しい書き方は求めず、日記のように自由に描いてもらい書き直しも求めず書いてもらいましょう。ただし5W1H6W2H(何を、なぜ、誰が、誰に、いつ、どこで、どのように、いくら)は意識してもらいます。そして、たまに書いた内容を褒めてあげましょう。相手の自信につながります。

本や資料を読みあげて貰う

本や資料を読みあげて貰う方法です。まずは声を出すことから始めます。流暢である必要もありません。だた、聞く側も「うんうん」と頷きながら聞きましょう。

私の話を聞いてくれているんだと言う安心感を与えると読み続けることができます。可能であれば、AさんとBさんが出てくる会話型の文章を読んでもらいましょう。童話でも良いですね。

次から次へ教え込むのではなく、同じことを反復して習慣化させる

ニワトリは3歩歩くと忘れると言いますが、ニワトリに限らず人間も忘れます。驚きですが、人は1日で7割を忘れます。あなたもそうですね?

エビングハウスの忘却曲線が有名ですが、20分後には42%を忘れ、60分後には56%を忘れ、24時間後には74%を忘れ、1週間後には77%を忘れ、1ヶ月後には79%忘れます。

相手に理解力が無いのではなく、メモを取ったり暗記したとしても、同じことを復習しなければ忘れるようにできています。

もちろん、この記事を読んだあとも1日後には74%を忘れられてしまいます(笑)

人は誰しも忘れてしまうので、一度学んだことは翌日、またさらにその翌日に繰り返すようにしましょう。同じことを繰り返すことで「分かる」が「できる」へと変わり、頭で考えなくても無意識にでできるようになっていきます。「何でこんな基本的なことが覚えれないの!?」と怒るのはやめ、繰り返す機会を与えてあげましょう。

お仕事の全体像と新人さんの担当ポジションを図で描いて見える化する

「何で言われたことしかできないの?」コミュニケーションができるできないに関わらず、新人さんとベテランの間でこのような会話がよくありますよね。自主性を持って行動して欲しいという意味ですが、あなたもこう言った経験ありませんか?

新人で、加えてコミュニケーションができない方にとっては、仕事とは与えられるものだという受け身姿勢になっているので、言われたことをやっていれば良いと思っています。これは仕事の全体像が見えていないことが原因です。

自主性を持たせたかったら、勤めている会社とお客さんを含めた全体像をイメージしてもらう必要があります。会社にいる社員の誰が何を何のために担当しているのか、お客さんとどのように関係し、会社が成り立っているのかを知ってもらいます。また、会社は何を目標にしているのかをテーマを決めて教えてあげるとわかりやすいかもしれません。

どの会社もそうですが、会社は利益を上げることを目標にしています。どんな会社も利益をあげなければ何もできませんね?

なので会社の利益をテーマに置き、お仕事全体を把握してもらい、そして新人さんに担当して欲しいポジションはここだと明確に伝えましょう。

「何で言われたことしかできないの?」と怒るのはやめ、お仕事の全体像と新人さんの担当ポジションを図で描いて見える化しましょう。

(※余談ですが、会社のやり方に不満を覚える方も多いと思いますが、利益を上げる人の意見は何よりも優先されるので、会社に文句を言いたかったら利益を上げましょう!笑)

わからないことがわからない。覚えて欲しいことをリスト化して段階的にクリアしてもらう

ある程度お仕事ができるようになったら、仕事を任せてもいいな、という基準が感覚的にあると思いますが、新人さんにとっては、”ある程度お仕事ができるようになったら”の基準がわかりません。

これは、ゴールが見えずひたすら走らされているようなもので、気力も続かなくなります。新人さんも学んだことをたくさんメモを取っても、どれを優先して覚えて良いのかわかりません。

通常であれば、「今週はこれらを学びましたが、どれから優先して覚えていけばいいですか?」という質問をするものですが、コミュニケーションができないとこの質問もできません。

そこであなたは、覚えて欲しいほしいことをリスト化してみましょう。新人さんに覚えて欲しいことをリスト化し、できているものは イマイチなものは△ できていないものは✖️でマーク、新人さんに自分で評価をしてもらいます。新人さんにとってもどこが得意で、どこが苦手なのか、努力する方向性もわかりますし、仮に新人さんを教育する担当が変わっても得意と苦手が把握しやすいです。

苦手なことと向き合うのはベテランになってからです。新人さんの心がタフでないうちは得意なことから覚えてもらい仕事を好きになってもらうことから始めます。

何でもかんでも教えたら「分かった?じゃ次からできるね。」といった丸投げもやめ段階的に育ててきましょう。

喋れなくてもできるコミュニケーションとは?

コミュニケーションをする上で最も重要なことが、相手に安心感を与えることです。安心感のない人とは会話はしたくありませんね?

そして、コミュニケーションができない新人さんでも、すぐにでもできるようになるスキルがあります。

それは相手が話している時に、「うんうん」頷くことです。お仕事をしていると新人さんを連れて客先へ出向くこともありますよね。

お客さんが話していることに対して頷くことを習慣化させます。これはハードルが低いのでやっていなかったら優しくする必要なく、クセがつくまで鬼のように厳しく指導しましょう。

自然と頷くことができるようになったらめちゃめちゃ褒めてあげましょう。

コミュニケーションを求めるよりも、まずは報告・連絡・相談から。お客さんとの会話を再現して貰う。

コミュニケーションができないなら、コミュニケーションをマネをして貰うことが近道です。文章に書いても良いですし、口頭でも良いので、先輩とお客さんとの会話を再現してもらいます。

先輩とお客さん、AさんとBさん、両方の役を一人でやってもらいます。全部は無理でしょうが、会話の中で重要なところをピックアップできるか、その場にいなかった相手にもうまく伝えれることができるか練習します。

重要なのは、5W1H6W2H(何を、なぜ、誰が、誰に、いつ、どこで、どのように、いくら)これらが自然に出てくるよう根気よく育てましょう。

まとめ

いかがでしたか?コミュニケーションができない新人後輩へのマネジメントをまとめると、

コミュニケーションができない原因

・答えを与えてくれる環境だった。与えるという感覚がない

・なんとかなる精神で誰かがなんとかしてくれると思っている

・無難を選びコミュニケーションを必要としていなかった

新人教育の心得は与えられるのではなく、与える側になるというテーマで教育する

・教育はマンツーマン。コミュニケーションができないことを社員全員の前で見世物にしない

・いきなり喋らせることを求めない

・本や資料を読みあげて貰う

・次から次へ教え込むのではなく、同じことを反復して習慣化させる

・お仕事の全体像と新人さんの担当ポジションを図で描いて見える化する

・覚えて欲しいことをリスト化して段階的にクリアしてもらう

・相手が話している時は頷くよう徹底指導する

・まずは報告・連絡・相談から。お客さんとの会話を再現して貰う。

コミュニケーションができない方の多くは育った環境による受け身姿勢です。自主性を求めるのは無茶なので以上のステップを少しづつクリアしてきましょう。



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